Come programmare la giornata per essere più produttivi?

Anche a te le ore a disposizione in una giornata sembrano essere sempre troppo poche?
Viviamo con la frenesia nelle vene, il tempo a disposizione è spesso insufficiente a fare tutto ciò che vorremmo e ci ritroviamo sempre a dover rinunciare a qualcosa.
Inoltre il lavoro ci assorbe così tanto che, se non riusciamo a programmare la giornata al meglio, a essere sacrificato saranno vita privata e tempo libero.

Quello dell’organizzazione è un gioco di incastri che tiene conto di tutto – lavoro, relazioni, commissioni personali, famiglia, hobby – e che, se ben riuscito, consente di vivere la vita con meno stress.
Ci vorrà un po’ di tempo prima di trovare la perfetta soluzione per te, ma anche tu puoi farcela: ho preparato questo articolo apposta, proprio perché ci credo davvero!

Strumenti utili per programmare la giornata

Probabilmente conosci un sacco di tool creati per programmare la giornata, e in effetti ne esistono così tanti che basterà avere la pazienza di trovare quello adatto a te. Ma ne sono sufficienti 2 per organizzare al meglio il tuo lavoro:

• to do list
• calendario

Scegli tu se preferisci il formato analogico/cartaceo a quello digitale, io ormai mi sono convertita al digitale, ma tu usa pure quello più comodo per te.

To do list

Io sono fanatica delle to do list, in pratica ne faccio almeno una al giorno e a volte creo le sotto categorie delle to do list. Cosa intendo? Per esempio oggi devo:

• passeggiare in montagna 5 km prima di iniziare a lavorare
• 2° consulenza sull’organizzazione con Claudio
• terminare la stesura di questo articolo
• fare la spesa

La stesura dell’articolo può essere precedentemente segmentata in un’ulteriore lista di cose da fare, come per esempio:

• guardare cosa scrivono gli altri in merito allo stesso argomento che voglio trattare io
• confrontarlo con i miei metodi di programmazione della giornata
• strutturare l’articolo
• scriverlo
• revisionarlo
• cercare le immagini 
• pubblicarlo.
  

Così è anche per la lista della spesa (ne ho una sulle note del telefono che aggiorno ogni volta in cui mi accorgo che manca qualcosa in cucina, spesso anche in momenti improbabili): una to do list riorganizza le idee, è un memorandum di cose da fare – o da comprare – per raggiungere un obiettivo, fosse anche solo preparare la cena.

Calendario

Dirai: “a che mi serve un calendario quando ho un’agenda?”
Secondo me serve eccome, perché ti permette di avere sott’occhio istantaneamente i topic della giornata, soprattutto quelli più importanti.
E poi vuoi dirmi che non hai mai alzato gli occhi al cielo chiedendoti che giorno fosse?
Un calendario ti risponde velocemente!
Se poi scegli Google Calendar ti ricorda anche gli appuntamenti mezz’ora prima del loro inizio.

Ora che hai di fronte a te tutti questi utili strumenti, è il momento di iniziare sul serio a programmare la tua giornata.

La scelta del calendario: digitale o cartaceo?

Calendario digitale e calendario cartaceo? Questo è il dilemma!

Non importa che tipo di supporto tu scelga, basta che non ne usi più di uno e che sia sempre con te, pronto per essere usato all’occorrenza. 

Le attività da inserire devono avere un giorno e un orario ben specifico. Possiamo inserire attività, scadenze da compiere, appuntamenti . Sono informazioni meno soggette a variazioni e lo slot vuoto in calendario mi dice che lì posso inserire uno dei task presenti nella to do list.

Segui il tuo ritmo

Ma sai qual è il tuo? 

La mattina ciascuno di noi si sveglia come se fosse una batteria carica, ma all’interno delle 24 h la nostra energia non è uguale per tutti, possiamo raffigurarla come delle onde che hanno dei picchi di energia in base al nostro cronotipo.

Lo studio del cronotipo è una branca della cronobiologia che suddivide le persone in 3 categorie: “allodole”, “terzi uccelli”e “gufi” – e no, non portano sfiga.

Le allodole sono tutti coloro che si svegliano presto, sono molto attivi al mattino e iniziano a veder scemare le loro energie dopo pranzo, si addormentano sul divano la sera presto e vanno a dormire appena scende la sera.

I gufi sono tutto l’opposto: carburano moooolto lentamente di giorno, iniziano a ragionare il pomeriggio, poi però possono tirare dritto fino a notte inoltrata come cavalli selvaggi.
I terzi uccelli invece si trovano tra queste due categorie, hanno maggiori energie a metà mattina e a metà pomeriggio, sono coloro che ci mettono un po’ a carburare nelle prime ore della giornata e la sera preferiscono attività rilassanti e poco impegnative.

Dove voglio arrivare?
Quando organizzi i task della giornata tieni conto di che tipo di persona sei. Se rientri nell’insieme delle allodole programma la tua giornata inserendo i compiti più impegnativi da svolgere al mattino presto e viceversa se sei un gufo; se invece sei un terzo uccello la tarda mattinata o tardo pomeriggio sono tuoi alleati.

Suddividi i tuoi obiettivi in macro e micro

Torniamo un attimo alla to do list o meglio alla inbox come la definisce David Allen. Se hai perso l’articolo dove spiego il suo metodo puoi recuperarlo qui!
Possiamo dire che le voci in essa inserite siano dei macro obiettivi da raggiungere, giusto?
Se ripensiamo alla sotto-lista che ho ipotizzato per la voce “scrivere l’articolo”, i punti elenco in essa riportati sono dei micro obiettivi che, tutti insieme, hanno come risultato finale raggiungere il macro obiettivo.

Un errore che tutti facciamo è segnarci di dover fare una cosa senza tenere conto di tutto il tempo e il processo che quel task ci richiederà ed è per questo che poi ci scoraggiamo e tendiamo a procrastinare. Suddividere il più possibile i nostri task in obiettivi macro e micro, ci aiuta a organizzarci meglio e a recuperare tempo.

 Elimina le fonti di distrazione

“Apro un attimo Instagram”, disse la donna che non combinò nulla per un’ora e mezza.
Instagram, TikTok, Facebook, le Email e anche WhatsApp, benché spesso le si utilizzino per lavoro, sono fonti di distrazione costante (oltre che voragini oscure dove veniamo risucchiati e i minuti si trasformano in ore per magia).

Ma le fonti di distrazione non sono solo tecnologiche, possono essere i figli a casa, il partner che non trova le chiavi della macchina che condividete, il corriere che suona alla porta, ecc.
Alcune di queste non si potranno eliminare del tutto – i figli no di certo! – però possiamo provare a ridurre l’impatto che hanno sulla nostra produttività.

In breve:

• Disattiva tutte le notifiche che puoi disattivare. Per esempio gli smartphone ora offrono la possibilità di programmare fasce orarie in cui il telefono funziona perfettamente ma non ti disturba.
• Definisci delle regole con la tua famiglia, preoccupati prima di fare tutto ciò che puoi affinché nelle ore successive non abbia bisogno di te.
• Il corriere poveraccio lavora come te, quindi passa quando può, però puoi lasciare un biglietto sul campanello con le istruzioni per lui

Fai le pause!

Credere che lavorare ininterrottamente significhi lavorare di più, sbaglia di grosso.
Non fare le pause ci sfianca più del dovuto, questo significa che lavoreremo magari tanto ma probabilmente male e che, quindi, quel lavoro sarà da rifare.

In termini di tempo e denaro, cosa ti conviene? Rifare le cose più volte o prenderti una pausa tra un compito e un altro?

In questo caso il mio suggerimento è di utilizzare la “tecnica del pomodoro”, è un metodo per la gestione del tempo, dove viene utilizzato un timer per dividere il lavoro in intervalli: 25min di lavoro alternato a 5 min di pausa e ripetuto nel tempo, ma ovviamente puoi scegliere l’intervallo di tempo migliore per te.

Meno riunioni, più email

Quante volte ti è capitato di partecipare a call inutilmente lunghe che potevano essere sostituite da una mail di 5 righe?
A me spesso.
Attenzione però: non ti sto consigliando di non fare più call o riunioni, ma di capire quando queste sono davvero necessarie e quando invece no.
Evita anche tu di proporle se ti accorgi che quel che hai da dire può essere trasmesso in un modo più pratico e meno invasivo.

Coccoline della sera

Un altro modo per ottimizzare il tuo tempo è programmare la tua giornata la sera prima.
In questo modo ti sveglierai già sapendo a grandi linee cosa ti aspetta, potrai aprire gli occhi con calma e metterti al lavoro appena possibile, senza perdere tempo.

Se ti piace disegnare o pasticciare un po’, quello può diventare anche un momento di relax. Dedicandoti ad abbellire la tua programmazione con colori e bella calligrafia, scaricherai lo stress accumulato e ti rilasserai. Non serve essere Picasso per farlo, tanto lo fai solo per te!
Potresti scoprire presto da te altre tecniche che ti aiuteranno a programmare la tua giornata ma se quelle che ti ho elencato in questo articolo non fanno per te, ne conosco altre ancora!
Contattami e parliamone insieme!