Prima di presentarti quelli che secondo me sono gli strumenti indispensabili per organizzare il lavoro, voglio precisare che non esiste uno strumento giusto o sbagliato, come non ne esiste uno più corretto di un altro. Esiste però, da qualche parte, lo strumento più adatto a te e soprattutto quello ideale per ottenere il livello di organizzazione più adatto alle tue esigenze.
Ricorda che come per tutte le cose servono tempo, costanza e determinazione per vedere i risultati.
Questo succede anche con strumenti e tool: vanno scelti, provati, esplorati e solo alla fine scartati.
Calendario e Liste
Ebbene sì: per organizzare le proprie giornate lavorative sono sufficienti Calendario e Liste.
Ma prima di entrare nel dettaglio di come utilizzarli al meglio, capiamo quale può essere la differenza tra l’utilizzo di questi strumenti in versione cartacea o in versione digitale.
Calendario e liste cartacee: per gli animi analogici
Possiamo utilizzare il cartaceo se siamo amanti di questo tipo di supporto e se le informazioni che inseriamo nell’agenda e nelle liste non devono essere condivise con altre persone, es: colleghi, clienti, familiari, partner.
La versione cartacea di liste e calendario ha un limite collegato agli spostamenti: se hai la necessità di spostarti spesso – magari di viaggiare – la carta può non essere la soluzione migliore per te. Il calendario e le liste in carta sono perfette invece se il tuo lavoro si svolge prevalentemente in uno stesso spazio, come l’ufficio o in casa.
La versione digitale di liste e calendario
Questa è la soluzione ideale per chi ha necessità di condividere le informazioni con colleghi, clienti, team di lavoro o familiari. È preferibile il digitale quando si è abituati a lavorare sempre in luoghi diversi o ci si muove spesso. In questo modo il bagaglio o la borsa del computer saranno più leggeri e non avremo una cosa in più da ricordare di mettere in valigia. La versione digitale di liste e calendario è pratica e permette di avere sempre tutte le informazioni che ci servono a portata di click.
Come usare il calendario per organizzarsi
Inserire appuntamenti – Scadenze – Attività da compiere – in un giorno e in un orario specifico
- Appuntamenti di lavoro (es. riunioni, appuntamenti con clienti)
- Appuntamenti personali (es. dentista, aperitivo con gli amici)
- Scadenze (es. pagamento bollo dell’auto, bollette, consegna di un lavoro)
- Periodi prolungati di attività o assenza (per es. giorni di lavoro in viaggio, ferie, percorsi formativi, ecc.)
Il potere delle liste nei workflow e nelle giornate di lavoro
Le liste hanno potenzialità spesso non riconosciute quasi spirituali (a questo proposito ti invito a leggere questo mio articolo).
I tipi di liste che puoi creare sono infinite, ma si possono raggruppare in tre macro categorie:
- liste operative
- liste di consultazione
- checklist
Le liste operative
Le liste operative sono le classiche to do list, gli elenchi di cose da fare nella giornata. Elencano le attività che si eseguono una sola volta e che depenni quando sono completate, le consulti quotidianamente e le pianifichi giorno per giorno.
Esempio:
- call con il cliente
- inviare preventivo al nuovo cliente
- pagare bolletta del gas
Le liste di consultazione
Queste sono le liste che consulti solo nel momento del bisogno, servono per liberare la mente e non riportano delle azioni, ma informazioni di una stessa categoria.
Esempio:
- lista della spesa
- viaggi da fare prima dei 40 anni
- serie tv da vedere su Netflix
Le checklist
Sono le liste di attività che si ripetono sempre uguali, come metodi o procedure. Le puoi utilizzare nel momento in cui avverti la fatica e vuoi liberarti la mente, senza dover pensare ai passaggi successivi.
Esempio:
- onboarding cliente
- morning routine
Se vuoi rivedere il tuo sistema di liste, scoprire tutto il loro potenziale o conoscere tutti i segreti per utilizzare al meglio il tuo calendario e come integrare questi due strumenti insieme, contattami!
