La pianificazione è la capacità di organizzare le proprie attività in modo da raggiungere i propri obiettivi nel tempo che si ha a disposizione.
Pianificare ti aiuta a pensare cosa vuoi ottenere alla fine della giornata, settimana o mese e ti mantiene sulla giusta rotta per raggiungere i tuoi obiettivi.
Come fare? Inizia impostando un appuntamento fisso alla settimana in cui ti dedicherai esclusivamente alla pianificazione delle tue attività. Dovrà essere un giorno e un orario preciso che bloccherai nella tua agenda (per esempio potrebbe essere ogni venerdì alle 16 oppure il lunedì mattina alle 8).
Scegli uno strumento di pianificazione adatto alla tua situazione, alle tue esigenze, all’attuale struttura del tuo lavoro e al tuo gusto personale. Esistono diversi strumenti tra cui scegliere, dalla carta e penna ai tool digitali: scegli quello con cui ti trovi meglio.
Trovato lo slot durante il quale pianificare e lo strumento con cui farlo, puoi metterti all’opera!
I 5 step per una pianificazione efficace
Ora è il momento di agire e pianificare per la prima volta e sono certa che a questa ne seguiranno tantissime. Presto ti accorgerai che pianificare ti permette di tenere tutto sotto controllo, rispettare le deadline dei progetti in consegna e considerare anche qualche ritardo o imprevisto.
Pianificare è utile perché ti permette di mantenere la concentrazione, risparmiare tempo (non dovrai più, tra un task e l’altro, domandarti per 20 minuti “e ora cosa devo fare?”) e aumentare la tua produttività.
Ma come si fa una pianificazione? Seguendo 5 semplici consigli.
1) Definisci il tempo disponibile
Il primo passaggio è individuare quanto tempo hai a disposizione per pianificare, ovvero quante ore desideri impiegare nella pianificazione del tuo lavoro.
La quantità di tempo che dedichi al lavoro dovrebbe riflettere la misura del tuo lavoro e dei tuoi obiettivi.
Può essere sufficiente mezz’ora, un paio d’ore o possono servirti 8 ore: dipende da quante cose hai da mettere in fila e organizzare.
Ti invito a vedere tempo che investirai nella pianificazione del tuo lavoro come parte del lavoro stesso, perché senza un’organizzazione corretta delle giornate potresti perdere pezzi importanti, come per esempio dimenticare involontariamente appuntamenti o task fondamentali per te o i tuoi clienti.
La pianificazione è tutt’altro che una perdita di tempo, anzi, è un ottimo metodo per evitare di perdere tempo!
2) Pianifica le attività prioritarie e urgenti
Esamina la tua to-do-list e dividi:
– le attività ad alta priorità,
– le attività urgenti;
– le attività che non possono essere delegate.
Quando lo avrai fatto, cerca di pianificarle per le ore del giorno in cui sei più produttivo – tutto dipende dal tuo cronotipo: alcune persone sono più efficienti al mattino, mentre altre hanno maggiore concentrazione al pomeriggio o alla sera. Riconoscere i momenti della giornata in cui la concentrazione è al top è molto importante, perché è durante quelle ore che l’energia personale si esprime meglio: è fondamentale pianificare le attività importanti in quelle ore.
4) Prevedi il tempo per gestire eventuali imprevisti
Prevedi sempre un po’ di tempo in più per far fronte alle emergenze e agli imprevisti.
Sarà l’esperienza a darti la misura di quanto tempo ti servirà per questo: in generale, più imprevedibile è il tuo lavoro, più tempo di buffer ti servirà.
Ovviamente alcune interruzioni resteranno impossibili da prevedere, per cui considera sempre alcuni minuti extra nella tua pianificazione, così avrai la flessibilità necessaria per riorganizzare le attività o gestire problemi imprevisti.
5) Analizza la tua pianificazione
Non si vive di solo lavoro, vero?
Nella tua pianificazione giornaliera inserisci anche il tempo necessario ai tuoi interessi, passioni, impegni personali e familiari.
Per fare ciò, dopo aver pianificato le attività urgenti, importanti e un tempo per gli imprevisti, occorre analizzare ciò che hai previsto fino a qui.
La tua pianificazione è in linea con i tuoi obiettivi?
Ti garantisce abbastanza tempo libero per fare altre cose e magari portare avanti progetti extra-lavorativi?
Le deadline che avevi ipotizzato sono realistiche?
Se in questa fase scopri che la tua pianificazione non ti permette di avere un po’ di tempo libero, puoi tornare alle fasi precedenti e chiederti se tutte le attività pianificate siano davvero necessarie. Può darsi che alcune cose possano essere cancellate, delegate, posticipate o comunque affrontate in un modo più efficiente.
Rendi la pianificazione settimanale un’abitudine
Cerca di rendere l’appuntamento settimanale con la pianificazione parte integrante della tua routine.
Una volta che avrai iniziato a pianificare, usa questo appuntamento fisso per organizzare nuove attività, per revisionare quanto fatto, ed eventualmente correggere la pianificazione futura.
E se desideri assistenza durante le tue prime pianificazioni settimanali, scrivimi: sarò felice di aiutarti!
