Perché pianificare è importante?
Pianificare ti aiuta a pensare cosa vuoi ottenere alla fine della tua giornata, settimana o mese e ti mantiene sulla giusta rotta per raggiungere i tuoi obiettivi. La pianificazione è infatti la capacità di organizzare le attività in modo da raggiungere i propri obiettivi nel tempo che si ha a disposione.
Come pianificare il tuo lavoro
Inizia impostando un appuntamento fisso settimanale in cui ti dedicherai esclusivamente alla pianificazione delle tue attività. Dovrà essere un giorno e un orario preciso che bloccherà la tua agenda per almeno una mezz’ora, ad esempio potrebbe essere ogni venerdì alle 18: questo ti aiuterà a sviluppare l’abitudine molto più velocemente.
Scegli uno strumento di pianificazione adatto alla tua situazione, all’attuale struttura del tuo lavoro e al tuo gusto personale. Esistono diversi strumenti tra cui scegliere, ma il modo più immediato per farlo è sicuramente carta e penna.
Una volta stabiliti il giorno in cui ti dedicherai alla pianificazione e lo strumento che utilizzerai, inizia a pianificare nel modo seguente:
- Identifica il tempo disponibile
Il primo passaggio è decidere il tempo massimo disponibile, ovvero il tempo che desideri rendere disponibile per il tuo lavoro (es: 7 ore al giorno). La quantità di tempo che dedichi alle diverse attività dovrebbe riflettere la misura del tuo lavoro e dei tuoi obiettivi: se hai obiettivi grandissimi ma vuoi pianificare solo 1 ora al giorno, beh qualcosa non va.
- Pianifica subito le attività essenziali
Pianifica subito le azioni che devi assolutamente eseguire per portarti avanti nel lavoro. Ogni volta che esegui un’attività essenziale, fai un passo avanti verso il tuo obiettivo o verso il completamento del progetto: ecco perché è fondamentale pianificare queste attività per prime e in giorni ben precisi, senza di esse tutte le altre attività non avrebbero senso.
- Pianifica le attività ad alta priorità
Esamina la tua to-do-list e riconosci quali sono le attività ad alta priorità, le attività importanti e le attività che possono essere delegate.
Cerca di pianificare queste attività per le ore del giorno in cui sei al massimo della tua produttività – ad esempio, alcune persone sono più efficienti al mattino, mentre altre si concentrano più efficacemente al pomeriggio o alla sera.
Identificare i propri momenti di picco è molto importante perché sono i momenti in cui l’energia personale si esprime meglio: è fondamentale pianificare le attività urgenti e importanti in quelle ore, mentre potrai pianificare le altre attività per le ore in cui ti senti più stanco.
- Pianifica del tempo di buffer
Considera sempre un po’ di tempo in più per far fronte alle emergenze e agli imprevisti. Sarà l’esperienza a darti la misura di questo tempo di buffer: in generale, più imprevedibile è il tuo lavoro, più tempo di buffer ti servirà.
Ricorda che le frequenti interruzioni finiscono per consumare tutto il tuo tempo: impara a gestirle in maniera efficace se vuoi ridurre il tempo di buffer. Più sei incline a distrarti, più avrai bisogno di un cuscinetto di tempo in cui completare le attività che avevi pianificato. Ovviamente alcune interruzioni saranno difficili da prevedere, per cui lascia sempre un po’ di tempo extra nella tua pianificazione, avrai la flessibilità necessaria per riorganizzare le attività o gestire problemi imprevisti.
- Analizza la tua pianificazione
Ricorda: il lavoro non è tutto. Nella vita avrai sempre bisogno di abbastanza tempo libero per gestire cose anche più importanti di quelle lavorative, come ad esempio la salute, le relazioni e gli affetti in generale. Pianificare troppe ore di lavoro per completare prima il progetto porterà il risultato opposto: ti sentirai in affanno e in te si farà strada una sensazione di spossatezza e demotivazione. Queste cose, sul lungo periodo, determineranno il fallimento di molti dei tuoi progetti.
Per cui, dopo aver pianificato le attività essenziali, quelle ad alta priorità, quelle a priorità più bassa e del tempo di buffer, occorre analizzare ciò che viene fuori. La tua pianificazione è in linea con i tuoi obiettivi? Ti garantisce abbastanza tempo libero per fare altre cose e magari portare avanti progetti extra-lavorativi? Le deadline che avevi ipotizzato sono realistiche?
Se in questa fase scopri di aver sbagliato qualcosa, sarà necessario tornare alle fasi precedenti e chiederti se tutte le attività pianificate siano davvero necessarie. Può darsi che alcune cose possano essere cancellate, delegate, o comunque affrontate in un modo più efficiente.
Peraltro, uno dei modi più importanti per costruire il proprio successo è proprio massimizzare la leva che puoi ottenere con il tuo tempo: aumenta la quantità di lavoro delegando ad altre persone le attività non chiave, e utilizza la tecnologia per automatizzare quanto più possibile il flusso di lavoro. Senza un rigoroso processo di pianificazione non potrai mai avere accesso a questa metodologia di lavoro.
- Rendi la pianificazione settimanale una routine
L’appuntamento settimanale di cui abbiamo parlato a inizio paragrafo deve diventare una routine. Una volta che avrai preso il via con la pianificazione, usa questo appuntamento fisso per pianificare nuove attività e per revisionare quanto fatto, ed eventualmente correggere la pianificazione futura.
Come detto in precedenza, pianificare ti permette di creare una direzione verso la quale tendere, per cui è fondamentale fare dei controlli frequenti per vedere se si sta rispettando la tabella di marcia.
Hai bisogno di un punto di vista esterno per capire se puoi migliorare la tua organizzazione?
Fissa la tua consulenza.
